I already shared my experience in working social with my supply chain and partners to organize events and Marketing campaigns and where I benefit through Social Software in my external relations with customers through usage of communities and more. Obviously I am not only using Social Software externally. IBM is meanwhile a real Social Business and a lot of my daily work is social. I am member and driving a lot of communities, where I am sharing information, work on projects, track activities and much more. At the Dachis Social Business Summit I was talking about two of my favorite use cases beyond the daily project work (which has already been covered in a way in the description of working with my supply chain. The way of collaborating internally on projects is not different).

I am an Apple-user, because I prefer the usability, the elegance and performance of iOS much over Windows. To many bluescreens and extremely slow startup times in my career … IBM’ers are entitled to use and bring their own devices (BYOD) including Mac, iPad and iPhone for their work. IT provides basic access to the IBM network but does not support Apple-devices through the IT Support Center. Honestly I was struggling quite a while. Should I really use my private Mac for work without support? Over a weekend I gave it a try and did configure my Mac for the IBM network. And it went very smooth.

The information and knowledge, how to do it, was available in the IBM Social Intranet in Wikis and info pages. But even more important for me became the IBM Mac-community I joined. This community (based on IBM Connections) including subcommunities covering e.g. the iPhone and iPad or Notes on Mac is literally my lifeboat, when I have technical issues and questions. Thousands of IBM’ers have joined this community to exchange and retrieve information and knowledge, how to use the Apple-devices. Meanwhile I am using my Mac since years as premier business computer within IBM with only two interceptions during the whole time. And these interceptions were caused to a blizzard in the US interrupting my access to the VPN Host. All other questions or issues were resolved and answered by the Mac-community.

It is an outstanding example, how a Special Interest Community is helping and becomes a self service community providing highest quality content. And it shows that people are willing and able to help each other in such a community. What is their motivation? Obviously urgent interest in and dedication to a topic. On top people make themselves visible as experts in a specific area, in this case experts for Mac, iPad or iPhone. For IBM it has a nice side effect: Product Development – in particular for IBM Collaboration Solutions – benefits from the community as a testbed for the products and does get input on new features and functions. My personal result: Since over 3 years I live Microsoft-free and in this time frame all problems with my Mac and iOS devices were resolved in a more than reasonable time

This only one example of many „Self-Service & Special Interest Communities“ within IBM and I am sure, you are able to identify such communities in your Enterprise, too. I have seen a lot of examples with our customers. Another Special Interest Community, I am member off, is the Digital IBMer community. In this community IBMers interested in social technology and the social way of working have joined and share their expertise. We discuss and develop best practises, how to be in Social Media as an IBMer, what the rules of engagement are and how to convince and train other IBMers about the new world of Social Business. We share essential bookmarks, interesting links, ask questions, get answers, place requests for help, share news & announcements, and provide insight. It is inspiring place to collaborate and communicate with forward thinkers around the world like Luis Suarez or Rawn Shaw on all topics around Social Business.

The members of this community are social software-evangelists, who energize and enable other IBMers about social networking and Social Business. It is again a Special Interest Community infusing Social more and more into IBM’s DNA. And obviously the initiative is being supported by the IBM Management seeing the business value of IBM becoming a Social Business. Use this as a best practise for your company on its journey to a Social Business. Identify the Social Media experts and geeks in your company, let them join forces and share expertise in a community, let them develop with you Social Media Guidelines and then encourage them to enable other parts of your organization. It is the viral way of getting the social message and the Social Workplace out into your company.

There are obviously a lot more use cases within IBM and I was talking about them in Berlin:

• the internal Social Network replacing the traditional Corporate Directory, becoming the much value-generating and richer Corporate Directory,
• the Wiki-capabilities to share information and knowledge in a new formed team and much more.

We have reached a point where the vision of Knowledge Management has the chance to become much more real-world than ever. Easier to use technology is meanwhile available and – even more important – the culture has dramatically changed. People – in particular the younger shareaholics - are used to Social Media, Twitter and Facebook. They are now much more willing and used to openly share information. Is there scepticism? Are some people resistant to become social? Sure. We are on a journey and it is our obligation to educate people, how to live social in the enterprise and beyond in external social channels, while maintaining and protecting their privacy (and their employers intellectual property and business secrets).

This is the last of three postings based on a presentation I gave at the Dachis Summit in Berlin on May 23, 2012. This presentation is mapping out, how and where I am using Social Software and functionality in my job as marketer at IBM. Hopefully it inspires you to work more social in your daily work, not only in Marketing.

<!— @page { margin: 2cm } P { margin-bottom: 0.21cm } A:link { so-language: zxx } —> I started my journey through my Social Business use cases describing, how I am working with suppliers and partners in a secure environment in the cloud to exchange information and work on projects. Obviously Social Software is not only an opportunity to improve your supply chain. As important, if not more important is the opportunity to energize my communication and collaboration with customers and prospects.

Companies web presence tend to be designed as the showroom of the enterprise. Everything is fancy, colorful, clean, perfect. Quite often the Share-buttons for Twitter, Facebook or Google+ are meanwhile integrated on the pages. But let us be honest Who the … will tweet a product description beyond the employees of the company? There is no real value-add in it. Ok, there are exceptions. The newest press release, the newest case study may be interesting to share and distribute. But is there usually real interaction happening with customers and prospects? I doubt it. And of course we at IBM have the same challenges and need to improve all our web sites to become real interaction and communication platforms. And this has to happen in all European languages …

Obviously this is not done from today to tomorrow through implementing certain features. It is a continuous journey with adding new features and functions to better reach our customers. We are adding functions like Click-to-call or Click-to-chat to the web pages, so that a visitor can directly communicate with an IBM representative, if he or she wants to. Is this IBM representative able to answer all your detailed questions? I doubt it, but the rep is an entry channel into IBM helping you to find the right answer.

This real-time communication option is being complemented by making experts visible on the related web pages. On the UKI Social Business page you do find Jon Mell and others being promoted as an expert on IBM Collaboration Solutions. Jon most probably will not be available for direct chats (because he is a very busy guy, who is quite often on the road and in meetings), but customers are able to leave him a message and question and Jon will come back with an answer.

These are already two interaction options we have added to our web pages to enhance the user and communication experience. And depending on the region and language we have added more social functions. There is the Social Business Insights Blog on ibm.com, where IBM Champions, Business Partners, Experts and IBM’ers are posting their stories and statements around Social Business. The blog is linked to product and solution pages on ibm.com, so that visitors have the opportunity to visit and read the blog. Obviously all state-of-the-art options to tweet or like blog entries are available as a Twitter stream with the hashtag #ibmsocialbiz and links to other Social Business channel from the worldwide IBMSocialBiz Twitter account up to our worldwide IBM Social Business Community.

User Communities are today an extremely important instrument to have a two-way-communication and discussion with your customers. In my previous role as Marketing Lead for IBM Collaboration Solutions in Germany I was (and I still am) leveraging the EULUC-community. This is the platform of the German IBM Collaboration Solutions User Group running on the newest release of IBM Connections. It is being hosted by Softwerk and holistic.net, two German Business Partners.

The discussions on EULUC and the two blogs, which Stefan Krueger and myself have been cultivating, became an indispensable part of our communication an Marketing mix. Our German customers know in between that they will always find the newest information in this community and in our blogs very often even before they are on ibm.com, where we obviously rely on editorial processes. And of course the blogs offer the opportunity to post different kind of information’s from press and blog clippings up to personal comments (which are made visible as personal statements). The click rates are impressive: the IBM Collaboration Solutions Germany reached 3.650.707 clicks as of today (May 28, 2012). Of course EULUC is not a one-way-communication vehicle for marketers. It is much more. It is a real community, where we as a vendor get and want feedback and where lively and of course sometimes controversial discussions. And I know that even our competitors are very active readers of the Community … It is a place, where you can meet the experts, not only the IBM experts but the experts from our customers and partners. Not a surprise that the Meet the Expert-blog and community is highly used.

But the usage of Social Software in Germany goes far beyond the core IBM Collaboration Solutions team. The German team around Petra Baeuerle did set up the IBM BlueBlog, a group blog, where IBM’ers like myself are posting their views in German language. The Community, Blog and other functions of IBM Connections are available on ibm.com to be leveraged by IBM’ers, customers and partners for their special interests and topics. I used to run some communities on ibm.com, e.g. around our two IBM Social JamCamps, which took place 2011 and 2010. This power of Social is unbelievable important to energize your web site and it is the reason, why we have most recently extended functionality and integration of the IBM Exceptional Web Experience Suite to provide an even deeper and smoother integration between the traditional Portal and WCM with the social functions of IBM Connections. It is highly visible, that we are currently seeing a convergence of the traditional web experience with a social and a mobile experience into a new Customer experience. (And you can learn more about it at the IBM European Web Experience Conference in Berlin, May 13-15).

And by the way: I do not agree at all with those, who predicted the end of the corporate web site and recommended to move everything over to Facebook. Facebook is a great place to be, even for most business a must place to be present, but for sure it should not be a replacement of your Corporate web site. There are several reasons for it: You need to ensure that you own your content. So the goal must be to leverage Facebook (and the other Social Media channels), but the definite Drive-to-Location needs to be an attractive, interactive Corporate Web Site providing an exceptional integrated experience, on the browser and on mobile devices.

Interested in more in-depth information?

• Join our webcast on May 30, 16:00 CET with Pam Chandor on “Focusing on the customer – Social businesses need social portals”.

• Come to the IBM European Exceptional Web Experience Conference to Berlin, May 13-15.

And if you have any questions, feel free to get in touch with me.

This is my second posting based on a presentation I gave at the Dachis Summit in Berlin on May 23, 2012. This presentation is mapping out, how and where I am using Social Software and functionality in my job as marketer at IBM. Hopefully it inspires you to work more social in your daily work, not only in Marketing.

Great video summarizing the need or Mobile!

 On May 23 I had the pleasure to open up the Dachis Social Business Summit in Berlin. Due to the fact that Matt Collins would be presenting later the IBM Social Business vision with a lot of customer examples, I decided to go down a different path and tell the audience how I am personally living social as a Marketer within IBM. Obviously there is the external Social Media-Stefan DigitalNaiv – the name of my blog and Twitter account – out there listening, communicating and engaging through the public social media channels. But this is only the so to say public face of the coin. Social Media does not equal Social Business. It is part of it. As important is how I leverage social in my daily work.

I used Dion Hinchcliffe’s graphic, where communities are used in the Next Generation  Enterprise and mapped my personal use cases to it.

One of the most appealing use cases for me is working with my supply chain and my partners. As a marketer I am obviously organizing campaigns and events. External suppliers are always involved in these projects, e.g. our PR Agency Text100, our event agency, my partner in crime CPP, Freelancers, Speakers etc. What are you doing in these projects? You define Milestones, you are assigning and hopefully tracking tasks, you are sharing and collaborating on files, you write meeting minutes and much more. Of course you need to share and track all this information. So typically files and info’s are send by Email, tasks are managed in extensive spreadsheets, which are again being distributed by Email.

And we all experience the disadvantages of Email for sharing and tracking projects, information and files. Big files are filling up your inbox. Even more important: You never know, if you do have the most recent version of a file. Email is for sure not the tool for managing deadlines and tasks. And spreadsheets? Are spreadsheets with numerous columns and rows really the ultimate answer to manage a project? I know, we are living very much out of spreadsheets but I doubt that spreadsheets are the best solution for managing and collaborating on a project. OK, some people might be using professional „big“ Project Management software to manage a campaign. I am not a friend of this. For me it seems to be a real overkill.

A few years ago I changed the way how I manage projects and in particular events away from the Email centric approach to I would call the the „Social Business“ way. I am using with my suppliers IBM’s Smart Cloud for Social Business. I am setting up a project community and activity in the cloud, invite the internal IBMers to the project, include my external suppliers and manage the whole project collaboratively in this community This starts with the brainstorming and ideation on the project (Who should be speaking? Who is contacting the potential speaker? What is the best location? …) up to managing and closing the project and event. Obviously files are shared and versioned through the community, activities and tasks are tracked with clear responsibility and deadlines.

Usually a project starts with a small team collaborating. More and more people become members during the launch and in particular for these new members it is easy to get up to speed extremely fast and have all the necessary information on the project and its status through the community. As important as bringing new team members into the project team is the whole ideation, discussion and collaboration process. The development of the event or campaign happens in a transparent and open way, ideas are being added, discussed, declined. Not sure if this is already wisdom of the crowd, but for sure it is in comparison to Email inspiring, more productive and the more social way of managing projects. When describing how I work in a IBM Smart Cloud community with my suppliers I should not forget to mention the aspect of Social Communications. Of course Online Meetings and Instant Messaging are integrated part of managing projects with my partners in the cloud. The external partners can easily participate in Online Meetings and without local software they are able to chat with me. So real-time communication and Online Meetings are important part of the whole Social setup and add enormous value.

Of course I am using the same social way of managing Marketing projects IBM-internally behind the firewall. What I want to re-emphasize is the external aspect I am describing. There is a huge potential within the Enterprise. But there maybe as much potential in collaborating the social way with suppliers. For sure it is improving my daily work. For sure it is improving quality and transparency of the project. And for sure it makes life for our suppliers much easier to work in an extended social enterprise. Of course it still needs a lot of evangelizing, discussing, educating to convince people to move away from their traditional Email centric way of working to the social way. But I will continue preaching and convincing to move all our projects with external suppliers into the IBM Smart Cloud and create an extensive extended IBM Marketing community for smarter, better Marketing events and campaigns. Think about your daily work and your use cases and benefits. Where does it make sense for you to work in an extended Next Generation Social Enterprise?

The presentation I gave at the Dachis Summit is available here on Slideshare. I will continue mapping out my use cases in upcoming blog entries hoping to inspire you to work social in your daily work, not only as a marketer.

Dieser Tage war Bianca Gade von den netmedianern bei mir im Home Office und hat ein Interview mit mir zum Thema Führung gemach. Hier das Ergebnis:

Leadership 2.0 - Interview mit Stefan Pfeiffer, IBM Deutschland from netmedianer GmbH on Vimeo.

Links:

netmedia-Blog: Leadership 2.0 - Interview mit Stefan Pfeiffer, IBM Deutschland

Andreas Schulze-Kopp: Leadership in Zeiten von Social Business – Interview von netmedia mit Stefan Pfeiffer (IBM) [Video]

Ich oute mich gleich zu Beginn: Ich bin ein E-Mail Sortierer. Wichtige, aber auch leider viele nicht so wichtige oder später online nachrecherchierbare E-Mails lege ich in einer persönlichen Ordnerstruktur händisch ab. Den Ablagebaum mit Ordnern und Unterordnern habe ich mir über Jahre gemäss meiner Aufgaben erarbeitet und er scheint mir persönlich Sinn zu machen.

Die Diskussion ist ja schon an vielerlei Stelle geführt worden: Der Spiegel schreibt “Wer sortiert, verliert” und zitiert eine IBM Studie, nach der man E-Mails nicht sortieren sollte. Diese koste nur Zeit. Man solle besser der Suchfunktion vertrauen. Für beide Optionen gibt es Pros und Kontras. Die Ablage in Ordnerstrukturen hat ihre Grenzen. Beispielweise kann man E-Mails nicht ohne wirklichen Zusatzaufwand parallel in verschiedenen Ordnern ablegen. Ich führe auf einer Veranstaltung ein Gespräch mit einem Analysten. Lege ich die betreffende E-Mail mit der Gesprächszusammenfassung nun im Ordner „05-MarCom/Analysten“ oder im Ordner „04-Kampagnen/EventXYZ“ ab? Inhaltlich gehört es in beide Ordner, aber physikalisch lege ich es in einem der Ordner ab und werde mir nicht die Mühe einer Duplizierung oder Verlinkung machen.

Durch die sozialen Kanäle ist nun neben der Ordnerstruktur ein neues Ordnungskriterium hinzugekommen: Informationen werden „getagged“, d.h. man verschlagwortet ein Stück Information mit Stichworten. Die oben erwähnte Gesprächsnotiz bekäme beispielsweise die Stichwort „Analyst“ , „Briefing“, „EventXYZ“, eventuell noch Firma und Namen des Analysten. Über diese Tags könnte ich dann später auf die Notiz wieder zugreifen, entweder über die Tagewolke oder Suche.

Tags haben noch nicht wirklich in die Welt der E-Mail Einzug gehalten. Weder die professionellen noch die privaten E-Mail-Anbieter offerieren derzeit Tagging. Tags sind ein typisches Kennzeichen der neuen sozialen Kanäle. Beispielsweise verwenden wir Tagging in IBM Connections, der Social Software der IBM. Jede Informationseinheit, ob nun das Profil eines Anwenders, ein Blogbeitrag, ein Lesezeichen, eine Community, eine Datei oder eine Aktivität kann (und sollte) „getagged“ werden. Wenn ich und meine Kollegen nun nach diesen Tags über die sogenannte Tagwolke oder konventionelle Recherche suchen, werden uns alle einem Tag zugeordneten Informationsobjekte angezeigt. Dieser übergreifende Aspekt ist besonders wichtig für Social Software. Ein persönliches Tagging auf der lokalen Festplatte der persönlichen E-Mail wäre wieder auf dieses Silo beschränkt und würde nicht andere Informationen (lokal gespeicherte Dateien etc.) umfassen. Und natürlich muss man sich die Frage stellen, ob Anwender angesichts der Flut der Nachrichten E-Mails wirklich manuell taggen und damit verschlagworten würden.

Eigentlich sollte man doch Hilfe von den ach so intelligenten DV-Systemeb erwarten dürfen. Warum verschlagwortet nicht mein E-Mail-System oder mein Betriebssystem automatisch die Mails und sortiert sie - zumindest für die optische Darstellung - in bestimmte Ordner ein? Technologisch ist das heute machbar, dürfte aber die Rechnerleistung manches lokalen Computers doch überfordern. Am Ende landen wir dann doch wieder bei der Suchfunktion des E-Mail Programmes oder besser einer Desktopsuche. Zu Zeiten als ich noch Windows nutzte, war bei mir Google Desktop Search auch in Kombination mit Lotus Notes im Einsatz (Und ich habe einige andere Werkzeuge durchgetestet), um eben nicht nur in meinen E-Mails, sondern auch im Dateisystem zu suchen.

Als Mac-Anwender nutze ich Spotlight, die eingebaute Suchfunktion des Mac Betriebssystems, mit der ich Dateien, lokal ge-cache-te Webseiten, Mails und mehr auf einen Schlag durchsuchen kann. Als Zusatztool habe ich Tembo installiert, das noch etwas komfortabler in der Sortierung der Suchergebnisse ist. Und wenn ich mein persönliches Nutzungsverhalten sehe, muss ich mir eingestehen, dass ich in den allermeisten Fälle die Suche nutze, statt durch Ordnerstrukturen zu navigieren. Die Ordner sind nur dann ein Krückstock, wenn ich beispielsweise den Namen eines Senders vergessen habe, nicht mehr oder weniger. Mal schaun, ob ich meine E-Mail-Sortierei abstellen kann, die alten Gewohnheiten …

P.S. Eine Anmerkung muss ich noch machen: Ich bin ein Freund, übergreifend - also nicht nur in E-Mail - zu suchen. Diese Funktionalität wird natürlich dann ausgehebelt, wenn es eine Unternehmenspolicy gibt, die vorschreibt, die persönlichen E-Mail-Archive zu verschlüsseln. Daran scheitern dann die Desktop-Suchwerkzeuge. Und natürlich wäre es wünschenswert und pfiffig, wenn Desktopsuche mit der Suche im Unternehmensspeicher und im freien Web kombinierbar wäre.

Teil 3 meiner Artikelreihe zum Thema Zukunft von E-Mail. Und es werden noch weitere Teile folgen.

Am gestrigen Abend hatten wir Freunde zu Besuch. Es gab eine selbstgemachte Spargelsuppe und danach Dorade vom Grill, dazu wiederum Spargel in unterschiedlichen Variationen. Für das Essen ist meine Frau zuständig, die Weine habe ich ausgesucht. Auf besonderen Wunsch haben wir den Abend mit einem Champion Grande Rosé von unserem Lieferanten Denis Champion eröffnet. Dazu aber mehr in einem späteren Posting.

Zur Spargelsuppe habe ich dann einen 2010er Gavi de Gavi Minaia geöffnet, den ich über eine Besprechung von Michael Liebert gefunden habe. Ein exzellenter fruchtiger und frischer, sicher nicht flach schmeckender Weisswein. Er hat das Potential, festes Bestandteil unserer Weissweinauswahl zu werden. Den Preis von € 8,75 bei ronaldi.de finde ich angemessen.

Danach haben wir einen Südtiroler Chardonnay Kleinstein 2011aufgezogen, den ich zur Dorade ausgewählt hatte. Mir hatte der vanillig-fruchtige Geschmack sehr gut gefallen. Im Vergleich zu den metallenen australischen oder südafrikanischen Chardonnay sicher ein deutich wenig wuchtiger Chardonnay, aber sehr lecker. Meine bessere Hälfte ist nicht zu 100 & überzeugt, aber wir haben nocheine zweite Flasche im Keller liegen, um uns unsere gemeinsame Meinung zu bilden. Diesen Chardonnay habe ich für € 9,75 gekauft.

Ich werde hier im Blog hier und da, kleine Postings zu meinen Weinen und Weinbezugsquellen veröffentlichen. Sicherlich bin ich kein Weinkenner, sondern gehe hier zuallererst einmal von meinem Geschmack, von einem gesunden Preis-/Leistungsverhältnis (ich habe meine Preislimits für Weiss- und Rotwein) und von Sympathie und persönlicher Beziehung zu meinen Bezugsquellen aus.

Schon wieder Dutzende ungelesener Nachrichten. Wieder einmal bin ich maximal genervt über die Flut von E-Mails und Spam, der trotz Spamfilter in meinem Posteingang ankommt. Aber es halt oft eine andere Art von Spam-Dosenfleisch. Nicht die gängigen Verkaufspromos, die die modernen Spamfilter doch herausfiltern, dafür aber andere nervende Nachrichten.

Leider ist meine E-Mail-Adresse durch diverse Publikationen bekannt. Also erhalte ich natürlich Post aus Afrika und Asien, wo ich mit der Anrede “Bester Freund” eine Millionenerbschaft in Aussicht gestellt bekomme. Ein Klick und weg in den Mülleimer. Vielelicht sollte ich mir eine Regel bauen, die solche Mails automatisch löscht oder vielleicht doch zu riskant. Könnte ja mal wirklich die Millionenerbschaft drunter sein.

Eine weitere Spam-Kategorie sind die Veranstaltungspromotionen und Newsletter, die ich bekomme. Die entsprechenden Absender haben meine E-Mail über das Web eingesammelt oder aber wir hatten Kontakt auf einer Veranstaltung bzw. bei einem Termin, wo Visitenkarten getauscht wurden. Und schwupp ist meine E-Mail-Adresse dann natürlich auch im Marketingverteiler gelandet. Randbemerkung: Kennen sollte man als Empfänger - aber auch als Absender von E-Mail Newslettern - die unterdessen verschärften gesetzlichen Richtlinien, die ein explizites OptIn, ein Impressum und die Möglichkeit zum Unsubscribe beinhalten.

Aber ich bekenne mich auch schuldig: Als Informationsjunkie habe ich auch den ein oder anderen Newsletter selbst abonniert, ein White Paper heruntergeladen, meine E-Mail hinterlassen und vielleicht das falsche Häkchen bei “Wollen Sie regelmässig informiert werden” gesetzt. Und schon kommen regelmässige E-Mails in meinem eh schon überfüllten Posteingang an. Und nahezu immer ist der Informationswert dieser Nachrichten vernachlässigenswert. Ich empfinde sie bis auf wenige Nachrichten als lästig und als Werbung und habe unterdessen meine Konsequenz gezogen, bestelle diese E-Mails und Newsletter rigoros ab. Dies wird meist in den Fusszeilen der Nachrichten - oft etwas versteckt - angeboten.

Hier hat sich mein Informationsverhalten deutlich geändert. Vor Jahren habe ich mich in hohem Maße auf E-Mail Newsletter verlassen. Unterdessen befriedige ich meine Informationssucht jedoch auf andere Weise: über Google Alerts, die mich täglich zu bestimmten Themen informieren, über Relevants, den lernenden Newsservice von IDG, über meinen RSS-Reader und last but not least über meine sozialen Kanäle. Zwei der Services basieren weiter auf E-Mail, jedoch konsolidieren sie Informationen, so dass ich einige Newsletter einsparen kann.

Geht mir nun etwas dadurch durch die Lappen, dass ich mich auf diese Kanäle konzentriere und die Newsletter und Werbemails abbestelle? Ich habe nicht den Eindruck. Sicher liefern mir Google Alerts und der RSS Reader nur die Informationen, die ich als Suchbegriffe oder Fed abonniert habe, und lassen andere Stochworte außen vor. Relevants ist da vermeindlich intelligenter, denn der Service lernt aufgrund meiner Lesegewohnheiten und bietet mir auch mal durchaus überraschende, aber interessante Inhalte an. Hier greifen Analytics-Funktionen, die meine Interessen lernen und entsprechend reagieren. Solchen intelligente Mechanismen, ob man sie nun Social Analytics oder anders nennt, gehören meiner Ansicht nach auch die Zukunft auch in der Informationsbereitstellung.

Radikaler gestaltet noch mein Freund Lars Basche seinen Informationskonsum Er vertritt die These, dass im Zeitalter der sozialen Medien Informationen auch ohne E-Mail Newsletter quasi automatisch zu ihm kommen, in seiner Timeline in den entsprechenden Medien auftauchen. Zu diesem radikaleren Ansatz habe ich mich noch nicht durchgerungen. Dies kennzeichnet jedoch auch den Paradigmen-Wechsel von Push (Die Information kommt zu mir) und Pull (Ich muss die Information abholen), von E-Mail zum Social Web. Allerdings finde ich die Definition etwas schwarz-weiss, denn natürlich kommen Informationen auch im RSS Reader und in der Timeline zu mir. Lediglich der Akt, statt in den E-Mail Posteingang in den Reader oder die Timeline zu schauen, ist ein anderer. Ein wirkliches Pull findet dann statt, wenn ich aktiv Informationen abhole.

Die Situation wird dann aus meiner Sicht komplexer, wenn ich den unternehmensinternen Informationsfluss betrachte. Auch hier - und nicht zuletzt hier - gibt es die E-Mail Newsletter und die Spam-Mails, die zum Beispiel Events promoten. Gerade in einer grossen Organisation wie der IBM kann man ein Lied davon singen und es ist oft ungleich schwerer, von E-Mail-Verteilern zu unsubscriben. Die unzähligen Newsletter nerven ebenso wie die in kurzen Intervallen eintreffenden Nachrichten, die die Mitarbeiter zu motivieren suchen, noch mehr Teilnehmer für ein bestimmtes Event zu gewinnen. Und oft erzielt dieses E-Mail-Bombardement genau den gegenteiligen Effekt. Ich zitiere einen Kollegen: “Ich kann doch nicht alles lesen, was von Marketing kommt.” Würde ich Empfangsbestätigungen verwenden, würde ich sicher  feststellen, wie viele Kollegen eine Nachricht gar nicht oder ganz, ganz spät lesen.

Andererseits gibt es noch unzählige Kollegen, die fast ausschlißelich E-Mail als Kommunikations- und Informationskanal nutzen. Diese Kollegen haben eben keine RSS Feeds angelegt, lesen keine Timeline, müssen also per Mail informiert werden (Zumindest muss man versuchen, sie zu informieren). Sie sind noch nicht im Social Web mit seinen anderen Arten der Informationsbeschaffung und -verteilung angekommen. Ich verweise hier auf die Initiative21/DNS Infratest-Studie zur Digitalen Gesellschaft, die sicher auch für den Informationskonsum in Unternehmen valide ist.

Ich persönlich versuche, meine Arbeitsweise zu ändern. “Teilenswerte” oder “wertbeständige” Informationen stelle ich möglichst konsequent in unser internes auf IBM Connections basierende soziale Netzwerk ein. Das sind Dateien, interessante Lesezeichen (Bookmarks). Ich verfasse dort Blog- und Wikibeiträge, steuere Projekte über das Aktivitätenmodul von Connections, um eine bessere Transparenz zu erzielen, und ermuntere Kollegen, im sozialen Netz zu kommentieren und zu diskutieren. Jedoch nutze ich auch sehr stark die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion von IBM Connections, um Kolleginnen und Kollegen auf diese Information aufmerksam zu machen und die Weiterbearbeitung transparent zu steuern. Und - Asche über meine Haupt - ich verschicke noch - wenn auch bewusst selten - E-Mail Newseltter, die aber direkt auf Beiträge im sozialen Unternehmensnetz verlinken.

Sicher ist das nicht der komplett Social Way of Life, aber ich empfinde es derzeit als einen gesunden Mittelweg, neue soziale Verhaltens- und Kommunikationsweisen zu leben und Kollegen anzutrainieren, dabei aber nicht die E-Mail Generation zu verlieren. Vielleicht ist ein Verhaltenskodex, wie man in einer solchen Mischzeit arbeiten und teilen sollte, noch einen separaten Beitrag im Rahmen dieser Artikelserie wert. Und generell gilt natürlich frei nach Lou Reed: Hey babe take a walk on the social side, and the boss goes “doo doodoo…”

Natürlich darf bei einem Beitrag über Spam der berühmte Sketch von Monty Python nicht fehlen:

Dies ist mein zweites Posting zum Thema Zukunft von E-Mail. Ich werde mich mit weiteren Aspekten und Perspektiven rund um E-Mail auseinandersetzen.